Omistajat ja tarkistuspäivät

Yrityksen dokumentit vanhenevat, kun kukaan ei huolehdi niistä. CORA seuraa jokaisen ylläpidetyn dokumentin omistajaa ja tarkistuspäivää, jotta sekä CORA että tiimisi tietävät, onko lähde yhä ajan tasalla.

Ajantasaisuuden tilat

• Omistajaton (näkyy muodossa Ei vastuuhenkilöä): kukaan ei vastaa dokumentista. Tämä tila on voimassa päivämääristä riippumatta.
• Tarkistamaton (Ei vielä tarkistettu): dokumentilla on omistaja, mutta kukaan ei ole merkinnyt sitä tarkistetuksi.
• Ajan tasalla (Tarkistettu): dokumentti on tarkistettu, ja seuraavaan tarkistukseen on yli 14 päivää tai muistutusta ei ole asetettu.
• Tarkistus pian: seuraava tarkistus on 14 päivän sisällä.
• Myöhässä (Tarkistus myöhässä): tarkistuspäivä on mennyt.
• Vanhentunut (Päivitettävä): tarkistuspäivästä on kulunut 30 päivää tai enemmän. Pidä dokumenttia riskinä.

Määritä omistaja ja tarkistusväli

Avaa dokumentti Tietopankissa ja laajenna kohta Vastuuhenkilö, tarkistus ja jakaminen. Kohdassa Tiedon hallinta:

1. Valitse Tyyppi: Yleinen dokumentti, Toimintatapa, Linjaus tai Työohje.
2. Valitse vastuussa oleva jäsen kohdasta Määritä omistaja.
3. Valitse Tarkistusväli: Kuukausittain, Neljännesvuosittain, Puolivuosittain, Vuosittain tai Ei muistutusta.
4. Valitse Tallenna hallinta-asetukset.

Vain työtilan omistajat, ylläpitäjät ja dokumentille määritetty omistaja voivat muuttaa näitä asetuksia.

Merkitse dokumentti tarkistetuksi

Kun omistaja on varmistanut, että dokumentti pitää yhä paikkansa, hän lisää lyhyen tarkistusmuistiinpanon siitä, mikä muuttui tai miksi dokumentti on yhä oikein, ja valitsee Merkitse tarkistetuksi. CORA kirjaa, kuka dokumentin tarkisti, ja laskee seuraavan tarkistuspäivän tarkistusvälin mukaan. Dokumentin sisällön muokkaaminen poistaa sen tarkistustilan, joten muokattu dokumentti on tarkistettava uudelleen.

Kun tarkistus erääntyy, CORA muistuttaa omistajaa. Työtilan asetukset -> Tietolähteet näyttää, montako tarkistusta on avoinna.

Mitä CORA tekee vanhentuneille lähteille

CORA ei hiljaa käsittele vanhaa ohjetta ajantasaisena. Kun vastaus nojaa lähteeseen, joka on omistajaton, tarkistamaton, pian tarkistettava, myöhässä tai vanhentunut, CORA mainitsee asian lyhyesti ja suosittelee tarkistusta. Vastauksen lähdeviitteissä myöhässä olevassa tai vanhentuneessa lähteessä on varoitus varmistaa asia omistajalta ennen kuin toimit sen perusteella.

Yrityksen muistissa sääntö on yksinkertaisempi: muisti on vahvistettava 90 päivän kuluttua edellisestä vahvistuksesta, se ei tarvitse henkilökohtaista omistajaa, eikä siinä ole Tarkistus pian -vaihetta. Katso Yrityksen muisti.